Как правильно хранить кадровые документы?

Хранению кадровых документов в компании следует уделить особое внимание, так как от них могут зависеть вопросы, жизненно важные для сотрудников, например, начисление в дальнейшем пенсионных выплат или пособий по болезни, уходу за ребенком. Поэтому стоит знать, как правильно организовать архив кадровой документации в компании.

В первую очередь существуют определенные условия хранения кадровых документов (впрочем, это справедливо для всей документации). Документы необходимо подшивать в дела и хранить в специальным образом оборудованных помещениях, где поддерживается постоянный температурно-влажностный режим, а также оборудованы места для хранения (стеллажи, сейфы). Доступ к ним должен быть свободным, его нельзя загромождать мебелью. Также в помещении должны быть письменные столы, стулья, настольные лампы, чтобы можно было работать с бумагами. Доступ в помещение должен быть только у тех сотрудников, которые имеют на это право.

Кадровые документы имеют различные сроки хранения, от года до 75 лет, существуют также документы постоянного хранения. Необходимо с определенной периодичностью осуществлять уничтожение документов, сроки хранения которых истекли. Более конкретно выделяют следующие группы: хранение до востребования (сюда относятся подлинники различных удостоверений, аттестатов, дипломов, трудовых книжек); хранение до замены документа новым; хранение до минования потребности в документе; текущее и постоянное хранение. Текущее хранение включает в себя документы, работа с которыми закончена, но в них может возникнуть потребность, чтобы их изучить, рассмотреть повторно или уточнить информацию. Когда срок текущего хранения истекает, их могут передать во внутренний архив фирмы, где хранить еще в течение определенного срока (до 10 лет).

Не обязательно держать все документы в здании вашей компании: их можно передать на хранение, например, в муниципальный или государственный архив, а также в специализированную архивную компанию. В этом случае будут соблюдены все требуемые условия хранения, а если сотруднику потребуется какая-либо справка, специалисты архива подготовят и выдадут все необходимые бумаги. С уничтожением кадровых документов следует быть крайне осторожными: нередки случаи, когда человеку, например, не начисляли пенсию, потому что документы о его трудовом стаже или заработной плате были несвоевременно уничтожены.

Дата размещения: 5-10-2018, 13:05